La contabilità è il sistema di rilevazione continua di qualunque evento di rilevanza economica.

L'ambito tipico di utilizzo della contabilità è qualsiasi struttura operativa, sia pubblica che privata, ma il significato non cambia anche nel ristretto ambito personale (contabilità individuale).

Altra definizione, tipica della ragioneria, vuole che la contabilità sia l'insieme degli spostamenti di capitale aziendale raccolti e organizzati secondo un criterio che permetta un rapido accesso ed elaborazione dei dati.

In azienda, ambito primario, di questa illustrazione, coesistono due funzioni fondamentali:

• Mercantile o commerciale, che collega l'azienda con il mondo esterno e riguarda l'acquisto di materie prime (uscite) e la vendita di prodotti o servizi (entrate),
• Industriale o tecnica che sta all'interno e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti (o erogazione di servizi).

Da questa fondamentale distinzione derivano due metodi di gestione contabile:

• Contabilità generale: registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati (documentati secondo rigide regole formali), sono sintetici e sono storici (fatti avvenuti)
• Contabilità industriale (anche detta analitica): registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere predeterminati, sono attuali (anche perché non si aspetta l'accertamento della contabilità generale).

Strumenti e documenti tipici

Gli strumenti tipici, anche sottoforma di documenti formali, sono:

• Piano dei conti.   È il "dizionario di riferimento" di tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono mastro/conto/sottoconto o gruppo/conto/sottoconto.

L'impostazione del piano dei conti è teoricamente libera, ma in pratica si tende a seguire lo schema di bilancio (vedi sotto), soprattutto per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da mastro a bilancio. Prima della IV direttiva CEE lo schema del piano dei conti seguiva, per ciascun settore, la "pratica comune".

• Primanota.   Documento base di prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identifcazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o avere.
• Giornale.   Riporta le registrazioni in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti, descrizione del movimento, importo in dare o avere. È un documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine di uso comune di giornale bollato.
• Libri IVA.   Come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori, corredati da un Riepilogo a cadenza trimestrale che presenta la situazione creditoria o debitoria dell'azienda.
• Mastro.   È organizzato con la stessa struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le registrazioni relative, in due colonne distinte (dare e avere) con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per classi particolari di conti (ad esempio clienti e fornitori) si usa anche il termine partitario.

• Bilancio.   Riassume il resoconto economico e patrimoniale dell'azienda. È organizzato in 5 sezioni: Stato Patrimoniale - Attivo, Stato Patrimoniale - Passivo, Conti d'Ordine, Conto Economico, Dati Integrativi.